实现了计算机管理销售业务的模型

    现在，我们讨论建立了公司财务、业务、仓储整体管理一体化后的理想模式下的业务流程，兼顾考虑公司对于办事处的管理。首先建立系统，设计关键数据库，然后分析具体业务处理流程。

    一、销售管理系统应该具备如下子系统和关键数据库：

    1、销售业务处理子系统：主要运用于反应销售业务运作。建立销售业务数据库，包含计划表号、计划表日期、商品名称、数量、单价、客户、办事处、业务员、业务主管签章、公司领导签章、出库日期、出库单号码、发运日期、发运方式、运输单号、发票日期、发票编号、收到货款日期、财务入帐日期、凭证号码等字段。

    2、仓库管理系统：仓库人员用来登记商品出入库信息。关键数据库是仓库流水帐数据库，字段名包括：计划表号、商品名称、数量、单价、金额、进出库类型、进出库时间、进出库单据号码、财务入帐时间、凭证号码等。

    3、应收帐款子系统：用来反应应收帐款的增加和减少。字段名称有：计划表号、商品名称、数量、单价、金额、客户、发票编号、应收帐款增加入帐日期、应收帐款增加入帐凭证号码、应收帐款减少入帐日期、应收帐款减少入帐凭证号码等。其基础数据从销售业务处理子系统中转入，由财务人员具体控制。

    4、现金管理子系统：主要是财务部门出纳人员用来登记现金和银行存款的流水帐。关键字段：现金收支日期、现金收支类型、收支方式、结算号码、收到金额、支付金额、财务入帐日期、财务入帐凭证号码等。

    5、财务系统：用于满足财务部门核算，生成一系列帐证表的要求。主要数据库凭证库字段有：会计年度、会计期间、凭证号码、摘要、会计科目、借方金额、贷方金额、制单人、复核人、核准人等。

    以上前四个系统明细反应了销售业务涉及的票流、物流、款流，分别通过财务入帐日期、凭证号等关键字段与财务系统建立联系。财务系统帐户的设置可以相对简化，对销售业务做概况和总体的反应，不必也无需再下设数量金额明细帐、客户明细帐、办事处明细帐等。当然，以上每个子系统作为相对独立的完整模块，除增加减少系统数据外，还必需具备基本的查询、修改、打印等功能，因其不是本文讨论的重点，不再展开论述。

    二、计算机管理方式下的业务流程

    1、公司本部收到办事处传真的销售合同后在系统内填制“药品发运开票计划表”，填写销售单位、药品名称、数量、单价、金额、办事处、业务员等有关信息，作为业务系统的数据入口。

    2、业务部门主管通过查询得知产生的销售业务后，以在类似于“销售主管签章”的字段填入表示批准的记录后，传入下一步公司领导审核。同样地，公司领导在系统中做类似的处理，销售业务成立，可以出库发运。

    3、仓库部门对于经过公司领导和业务主管批准的销售业务办理出库，并在“药品发运开票计划表”上填写有关出库单号，出库日期等信息。经过这样标注的记录表示已经出库，同时该记录有关信息传入仓库流水帐数据库。

    4、储运部门办理了药品发运的实际工作后，在计划表上填写有关发运的信息，如发运日期，运输方式、运输单号等。

    5、当计划表中的记录包含了批准、出库、发运的资料后，业务部门据以开具销售发票，填写开票日期、发票编号等资料。在关系信息传递到财务部门的同时，打印出发票，将该发票销货方记帐联也交付财务部门的记帐人员，作为入帐的原始凭证。

    6、财务部门作为现金(现金和银行存款等)的流入流出部门，每收支一笔金额，由出纳在现金管理子系统登记收支日期、收支金额、票据类型、票据号码、收付单位等资料后，交给记帐人员，作为入帐的原始凭证。至此，财务部门的会计收到了用来编制销售类业务凭证的原始票据。

    这时，我们注意到，在发票和收款金额两者之间存在的对应关系可以分成以下几种：

    (1)当期发票对应当期金额，即钱货两清。会计分录为：借：现金(或银行存款)；贷：商品销售收入。

    (2)当期发票尚未收到对应货款。会计分录为：借：应收帐款；贷：商品销售收入。

    (3)当期发票对应已经作为预收款入帐的以前会计期间的收款。会计分录为：借：预收帐款；贷：商品销售收入。

    (4)当期货款尚未开票，即预收款。分录为：借：现金(或银行存款)；贷：预收货款。

    (5)当期货款用来支付以前会计期间已经开票尚未收款的销售业务，即作为应收帐款的冲销。分录为：借：现金；贷：应收帐款。

    7、对于以上五种情况，会计人员处理如下：

    (1)对于钱货两清的业务，借方数据现金（或银行存款）直接从现金管理子系统引入，贷方销售收入数据从业务系统导入，即不需要一一登录借贷方明细数据，系统按照业务类型自动生成记帐凭证。同时，在现金管理系统，修改对应的记录，添加该笔数据的入帐日期、凭证号等信息；在业务系统，修改对应的业务数据，添加该笔业务的入帐日期、凭证号等数据。

    (2)对于收到发票而未收货款的业务，财务人员将业务系统销售收据转入贷方：商品销售收入，借方登记：应收帐款；同时，有关销售资料被添加到应收帐款模块中。此种处理对于现金管理系统不产生影响。

    (3)对于收到发票而前期已经收到货款的情况。财务人员的借：预收帐款；贷：商品销售收入的会计处理，对于现金管理和业务系统同时产生影响：在现金管理系统，填写对应业务的“冲减预收记帐日期”和“冲减预收凭证号”信息；同时将该条记录的入帐日期（即实际收到该笔金额的日期）记入业务系统相应业务的回款日期，并将财务凭证库的记帐日期、凭证号码资料登录入收款入帐日期和收款入帐凭证号字段中。

    (4)只收到现金而未开出发票的处理正好相对。财务人员接收从现金管理系统传入的收款资料，借记：现金（银行存款）；贷记：预收帐款。同时，现金管理数据库中增加预收帐款入帐日期及凭证号等的资料。

    (5)对于当期货款作为应收帐款的冲销的业务，财务记帐：借：现金；贷：应收帐款。