伴随着计算机技术在各行各业日益广泛和深入的应用，会计电算化的概念也早已经不仅仅限于甩帐，即使用一套财务软件代替原来的手工记帐，在对于系统进行了适当的设置后，一旦登入凭证资料，执行审核和记帐的功能后，将自动产生需要的各种总帐、明细帐。计算机产业硬件和软件的更新和升级及管理工作在经济领域地位的日益提高，是两个不断前进着的车轮，在各自发展的进程中，又彼此促进和推动着，将会计电算化推向一个新的高度。

    回顾五年之内财务软件在国内运用情况，我们可以得出这样的结论：95年是实行手工记帐向计算机记帐的转变的一年，主要解决的问题是甩帐；96年中大多数企业使用网络版WINDOWS操作平台下的财务软件取代单用户版DOS支持的财务软件，使一套软件可以同时被多个用户使用，并提高了系统运行的速度和稳定性；97年后，人们强调的是财务软件的管理功能，除了帐务系统之外，企业的生产、经营的业务活动也必需纳入计算机系统的全局管理，建立包括财务、生产、采购、销售、仓储等在内的子系统，各个系统之间共享数据，实现无缝连接，对于企业整体生产经营运作实现整体管理的要求被提上议事日程；98年国内南北两大财务软件公司，北京用友和深圳金蝶分别推出了自己的决策支持型管理软件ERP 和 K3 ，标志着国内企业会计电算化水平更进一步的提高。

    作为制造商和消费者最活跃的社会行业：商品流通行业，是计算机应用的四大领域之一(科学、军事、金融、商业)。据统计在美国大约60%的微机是用于商业，可见计算机管理对商业企业管理的重要意义。商业的主要职能是将生产厂家制造的产品，快速准确地发送到各种需求用户的手中，即销售。销售业务是商业企业的核心业务，所以对于销售业务的核算和管理也理所当然地成为商业企业实行计算机管理的重点。本文主要讨论作为商品批发行业之一的大型医药批发企业，如何实现销售业务的计算机管理。

    销售业务工作流程及管理需求

    一、现代大型医药批发企业经营特点

    我们注意到，越来越多的医药批发企业采取了这样的经营策略，即在不同的销售区域按照地区、产品等建立几个到几十个销售机构，称办事处（或分公司，以下称办事处），这些办事处组成了公司的营销网络，具体展开销售业务。同时，这些派驻机构往往不是独立法人，不实行独立核算。这样，所有的销售核算工作全部集中于公司总部，由此形成大型医药批发企业销售管理两大特征：其一核算的繁琐性。公司总部集中了全部销售业务的核算，同时定期向办事处拨付各种费用，如办公费、工资、房租等，这些都增加了财务业务部门的工作量；其二是管理的复杂性。为了达到提高销售额的目的，公司往往会制定不同的促销政策，如给客户不同比例的价格数量折扣，按照办事处销售业绩发放奖金等。一系列奖惩考评体系的建立和执行集中体现着公司经营管理的政策，有赖于财务系统核算过去、评价现在和预测未来，为公司正确的决策提供支持。同时，必须加强公司总部对办事处的监督和审计，保障公司管理政策的顺利执行。

    二、销售业务流程

　　以下具体介绍销售业务流程，鉴于商业企业的一切进、销、存业务最终均反映为票流、物流、款流，我们从这三方面着手介绍：

　　（一）票流和物流

    1、办事处业务员与客户签定销货合同，办事处将合同电传回公司业务部门，由专职人员对销货合同的主要条款进行形式上和内容上的审查。

    2、业务部门根据经过审核的销货合同，填制“药品发运开票计划表”（以下称计划表）。计划表同销货合同传真件一起，交业务主管审核签字、公司领导批准签章，然后将销货合同装订备查，将计划表作为药品出库发运的凭据，交储运部门。

　　3、储运部门持计划表，至仓库办理药品出库手续。仓库办理药品出库的同时填制药品出库单，作为登记仓库药品进出流水帐的原始凭证。

　　4、储运部门将出库的商品通过航空、铁路、邮电等途径发出后，将运单号等发运信息填写在计划表有关栏目，交还给业务部门。

    5、业务部门凭计划表开具销货发票，将销售方记帐联同计划表一起交财务部门签收。

    6、财务部门在计划表填写发票号码和签收人、签收日期后，将发票记帐联留下，将计划表退回业务科存档。

    （2）款流

    1、客户将货款支付到公司银行帐户上，财务部门出纳每天在开户行取回电汇单或银行进帐单等收款单据。

    2、有关财务人员将业务科传来的发票记帐联和开户行取回的银行回单进行查找，由此产生三种情况：一是钱货两清的，二是款到未开票（预收款），三是已开票未收款（应收款）。

    3、对于钱货两清的业务，会计人员在财务软件中登录借方为“银行存款”、贷方为“商品销售收入”的会计分录，银行帐按银行户别记到二级明细，收入帐按品名设二级明细，并且下设部门、数量金额辅助类三级帐。

    4、对于款和货之间有一方不清的，于当前会计期间末之前将其入帐。预收款的分录是：借记“银行存款”，贷记预收帐款；应收款的会计处理是借记“应收帐款”，按照部门，客户登记二级帐，贷记商品销售收入及其品名二级帐、数量金额和部门辅助帐。

    5、查明收到的银行单据为收回以前会计期间的应收帐款的，做相应分录结平该债权。借记“银行存款”，贷记“应收帐款”及其片区、部门、客户、业务编号（发票号码）。

    6、查明开出发票之前公司已经收到该笔业务货款，即是有预收款的，其会计处理如下：借记预收帐款，贷记“商品销售收入”及其品名、数量金额、办事处等明细帐。

    在手工操作或者单单实现财务记帐电算化或者财务、业务各自使用一套系统而没有实现将财务、业务纳入整体计算机管理的模式下，这种运作方式下的缺点是显而易见的：第一、表现为重复劳动。业务部门和仓储部门是票流和物流的数据入口，当有关财务据以制单记帐的原始凭证，如销货发票，银行电汇单等传递到财务部门时，有关销售品名、数量、金额、办事处、客户等的详细资料早已反应在业务部门有关数据资料中；在财务部门同时设立复杂的品名、数量金额、办事处、客户等明细帐，详细核算有关销售、应收、预收等的数据时，其工作的重复是显而易见的。在公司的管理提出财务、业务、仓库等有关部门的相关数据必需核对无误的要求时，更增加了数据核对的工作量；第二、表现为控制不力。当公司的业务、财务、仓储部门每天忙于数据核算和勾稽时，是无暇顾及销售分析、销售预测等管理职能的。更何况，我们建立的原型是一个有几十个办事处的大型批发企业，对办事处的考核和管理是工作的另外一个重点。这不仅是一个核算问题，核算出每个办事处的销售业绩，发放应得的奖金，更体现了一个管理问题：公司奖惩考评体系具体体现了公司的销售导向，办事处的销售业绩也为公司制定符合销售政策提供参考；办事处与公司之间发生各项费用的收付，公司有必要对办事处各项费用收支进行内部审计。